Cómo elegir un ERP – Aspectos funcionales

Ahora que tienes conocimientos sobre lo que es un sistema ERP y el impacto que logra tener en las empresas es preciso informarte que hoy en día las empresas que se deciden a utilizar un software de este tipo llegan a tener dificultades a la hora de elegir el que se adapte mejor a sus necesidades. Esto se llega a presentar con regularidad debido a que no son muchas las empresas que están familiarizados con este tipo de sistemas.

En el artículo que te presento a continuación se comparten algunos aspectos importantes que se deben tomar en cuenta a la hora de tomar tal decisión, me pareció información muy interesante por lo cual agradezco al autor  José David Rodríguez Castuera por la aportación, así como a la página www.evaluandoerp.com por compartir tal información con la comunidad lectora.

Cómo elegir un ERP – Aspectos funcionales

shutterstock_122664076Ya que probablemente los aspectos funcionales serán en los que más nos fijemos a la hora de seleccionar un ERP, haremos un repaso de algunos puntos que deberíamos tener en cuenta en este apartado.

Interfaz amigable

Se denomina interfaz a la pantalla que el usuario maneja. Ya, ya sé que lo podíamos llamar pantalla, pero… en este mundo se usan mucho este tipo de palabras. Cuando nos referimos a amigable, tratamos de decir que la pantalla ha de resultar agradable para el usuario.

En muchas ocasiones he oído la frase “¡la pantalla será como tenga que ser!” y por cierto, dicho de una manera bastante autoritaria. Me gustaría señalar que para el satisfactorio arranque de un proyecto, hacer al usuario las cosas fáciles ahorrará una gran cantidad de barreras y facilitará mucho su colaboración. Estoy de acuerdo en que no se debe elegir un ERP tan solo por su apariencia, pero sí creo que debe ser uno de los aspectos a tener en cuenta.

Funcionalidad adecuada a nuestras necesidades

Debemos partir de la base de que un ERP por definición debe poder aceptar desarrollos de manera sencilla, es decir, que no suponga un importante desembolso económico realizar pequeñas adaptaciones que requiramos para nuestro negocio en particular.

Sin embargo, hemos de tener en cuenta que es prácticamente imposible que exista un ERP que contemple esos detalles que son particulares de nuestra manera de llevar el negocio, sin embargo, salvo ese aproximadamente 5% de particularidades, el ERP debería mostrar y demostrar que la funcionalidad que pone a nuestra disposición ofrece solución al 95% restante de nuestra actividad.

Más adelante comentaremos y pondremos algún ejemplo de cómo proponer a un proveedor de ERP un caso de negocio que contemple nuestras casuísticas para poder comprobar como el sistema ofrece la cobertura esperada a las mismas.

Mientras tanto, si nos encontramos analizando un ERP  en la actualidad, antes de tomar una decisión, es de obligado cumplimiento solicitar una demostración del producto en profundidad en la que podamos comprobar como el sistema soluciona nuestras necesidades en presupuestos, facturación, stock, tesorería, fabricación, proyectos o en los apartados que en función de nuestra actividad necesitemos ahondar más.

Cuando nos presentan un producto en muchas ocasiones se busca distraer nuestra atención con maravillosas presentaciones de Power Point o magníficos gráficos, sin embargo, es en como realiza las operaciones internas, como organiza la información, como la traza y como maneja el dato único donde deberíamos centrar nuestra atención en primer lugar.

Desde luego que la presentación de la información, ser capaces de mostrar gráficos de manera sencilla, poder obtener “fotos” de nuestra empresa de un solo vistazo gracias a unos gráficos bien medidos y organizados nos ayudará a poder realizar un seguimiento de nuestra empresa en tiempo real, sin embargo, lo importante de estos gráficos es la información que nos transmiten, y solo podrán resultar realmente operativos si la información sobre la que se basan es de calidad.

Cobertura

Como ya he comentado anteriormente, el ERP que seleccionemos debería ofrecer cobertura a nuestras necesidades en un 95%, aunque bajo mi punto de vista, un 90% también sería aceptable, en cualquier caso resulta evidente que deberemos comprobar su alcance en este sentido. Por otro lado, de igual importancia resulta no vernos obligados a que la funcionalidad que debamos adquirir se encuentre sobreestimada, es decir, que no debamos adquirir más que aquella que realmente vamos a necesitar y usar. Por este motivo, en la fase de selección del ERP, debemos valorar que este sea modular y poder así, elegir tan solo la funcionalidad que necesitemos.

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